BEVEZETŐ
Korunkban a levélírás az egyik legfontosabb üzleti feladat.
Ha munkavállaló vagy – a munkáltatód örömmel veszi majd, ha elsajátítod az időtakarékos, precíz, lényegre törő levélírást!
Ha munkáltató vagy – gondold át, mennyi időt és pénzt takaríthat meg a céged, ha a munkatársak időtakarékosan, precízen, lényegre törően leveleznek!
Naponta tíz, húsz, harminc levelet is meg kell írnunk: munkatársaknak, ügyfeleknek, hivataloknak, beszállítóknak. Többnyire csak percek jutnak egy-egy levélre, pedig a leveleknek fontos feladatuk van. A levél stílusán, érthetőségén, precízségén, hangnemén múlhat, hogy az olvasó, azaz az ügyfél megrendeli-e a levélben felkínált terméket vagy szolgáltatást, kifizeti-e a hátralékát, végrehajtja-e a levélben foglalt feladatait. Mindezek mellett az sem mindegy, az olvasónak milyen benyomása alakul ki a levél írójáról, illetve az őt alkalmazó cégről.
A levélírást érdemes komolyan venni
Az üzleti-hivatali élet egyre több írásbeli feladatot követel – függetlenül attól, hogy milyen szektorban, milyen pozícióban dolgozik valaki. A home office megjelenése is csak növelte a billentyűzet mellett töltött időnk hosszát. Egyre több az elektronikus platform, és e platformokon egyre több üzenetet, levelet váltunk.
Az üzenetek, levelek azonban sokszor slamposak, sokszor kapkodva írja őket a levél írója, márpedig az alapvető formai, helyesírási, nyelvhelyességi, stilisztikai hibák kikezdik a feladó hitelét az ügyfeleknél, a beszállítóknál, a munkatársaknál. Egy fontos küldetésű levél is hatását vesztheti, ha nyelvi vagy tartalmi hiányosságról, gondatlanságról árulkodik.
Előfordulhat, hogy a levél olvasója nem azért nem rendel meg egy terméket vagy szolgáltatást, mert az nem érdekli, vagy nincs rá pénze – előfordulhat, hogy a levélben foglaltakat nem érti vagy félreérti, előfordulhat, hogy a szöveg elbizonytalanítja, esetleg eltántorítja. A helyesírási hibák, a rossz stílus, az érthetetlenség azt eredményezheti, hogy a levél olvasójánál „nem működik” a levél, azaz a levelet küldő cég bevételt, netán ügyfelet veszít. Ugyanígy előfordulhat, hogy az olvasónak a levélben foglalt feladatot végre kellene hajtania, de nem érti a feladatot, és így rosszul végzi azt el.
Az igényességre és a hatékonyságra való törekvés meghálálja magát. A gondosabb levél jobb eredményeket hoz az írójának, a biztosabb kommunikáció bevételt termel, időt és energiát takarít meg.
Kevés az idő a levelek megírására
Igaz. Ám ez is csupán újabb érv a levélírás tanulásának fontossága mellett. Kevés rendelkezésre álló idő esetén is megmaradhatunk gondos levélírónak, csupán ismernünk kell a legegyszerűbb szabályokat, eszközöket.
Nem tanultuk az iskolában
Igaz. Úgy kell jó leveleket írnunk, hogy a levélírás technikáját nem tanultuk. Ám a levélírói készségek fejleszthetők – egyszerű ismeretek elsajátításával és alkalmazásával. Tanfolyamunk egyik feladata épp az, hogy a későbbiekben levélírás közben elkerüld az alapvető levélírói hibákat. Íme, néhány a leggyakoribb hibák közül:
– időt rabló terjedelem
– nem üzleti levélhez illő stílus
– lényeges és lényegtelen elemek keveredése
– következetlen, követhetetlen szöveg
– slampos, kaotikus szövegformázás
– alapvető helyesírási hibák
– logikátlan, értelmetlen mondatok
– fölösleges idegen szavak, közhelyek, tolakodó szleng
– hatástalan szövegek, hatástalan nyelvi megoldások
MIT KAPSZ A TANFOLYAMON?
- megtanulsz lényegre törően, érthetően fogalmazni
- megtanulsz hatékonyan bánni a levélírásra szánt időddel
- elsajátítod azt a minimális gondosságot, amit egy-egy levél megkövetel
- elsajátítasz egyszerű eszközöket a magabiztos levélíráshoz
- elsajátítasz alapvető stilisztikai, nyelvi ismereteket