BEVEZETŐ
Korunkban a levélírás az egyik legfontosabb üzleti feladat.
Ha munkavállaló vagy – a munkáltatód örömmel veszi majd, ha elsajátítod az időtakarékos, precíz, lényegre törő levélírást!
Ha munkáltató vagy – gondold át, mennyi időt és pénzt takaríthat meg a céged, ha a munkatársak időtakarékosan, precízen, lényegre törően leveleznek!
Naponta tíz, húsz, harminc levelet is meg kell írnunk: munkatársaknak, ügyfeleknek, hivataloknak, beszállítóknak. Többnyire csak percek jutnak egy-egy levélre, pedig a leveleknek fontos feladatuk van. A levél stílusán, érthetőségén, precízségén, hangnemén múlhat, hogy az olvasó, azaz az ügyfél megrendeli-e a levélben felkínált terméket vagy szolgáltatást, kifizeti-e a hátralékát, végrehajtja-e a levélben foglalt feladatait. Mindezek mellett az sem mindegy, az olvasónak milyen benyomása alakul ki a levél írójáról, illetve az őt alkalmazó cégről.
A levélírást érdemes komolyan venni
Az üzleti-hivatali élet egyre több írásbeli feladatot követel – függetlenül attól, hogy milyen szektorban, milyen pozícióban dolgozik valaki. A home office megjelenése is csak növelte a billentyűzet mellett töltött időnk hosszát. Egyre több az elektronikus platform, és e platformokon egyre több üzenetet, levelet váltunk.
Az üzenetek, levelek azonban sokszor slamposak, sokszor kapkodva írja őket a levél írója, márpedig az alapvető formai, helyesírási, nyelvhelyességi, stilisztikai hibák kikezdik a feladó hitelét az ügyfeleknél, a beszállítóknál, a munkatársaknál. Egy fontos küldetésű levél is hatását vesztheti, ha nyelvi vagy tartalmi hiányosságról, gondatlanságról árulkodik.
Előfordulhat, hogy a levél olvasója nem azért nem rendel meg egy terméket vagy szolgáltatást, mert az nem érdekli, vagy nincs rá pénze – előfordulhat, hogy a levélben foglaltakat nem érti vagy félreérti, előfordulhat, hogy a szöveg elbizonytalanítja, esetleg eltántorítja. A helyesírási hibák, a rossz stílus, az érthetetlenség azt eredményezheti, hogy a levél olvasójánál „nem működik” a levél, azaz a levelet küldő cég bevételt, netán ügyfelet veszít. Ugyanígy előfordulhat, hogy az olvasónak a levélben foglalt feladatot végre kellene hajtania, de nem érti a feladatot, és így rosszul végzi azt el.
Az igényességre és a hatékonyságra való törekvés meghálálja magát. A gondosabb levél jobb eredményeket hoz az írójának, a biztosabb kommunikáció bevételt termel, időt és energiát takarít meg.
Kevés az idő a levelek megírására
Igaz. Ám ez is csupán újabb érv a levélírás tanulásának fontossága mellett. Kevés rendelkezésre álló idő esetén is megmaradhatunk gondos levélírónak, csupán ismernünk kell a legegyszerűbb szabályokat, eszközöket.
Nem tanultuk az iskolában
Igaz. Úgy kell jó leveleket írnunk, hogy a levélírás technikáját nem tanultuk. Ám a levélírói készségek fejleszthetők – egyszerű ismeretek elsajátításával és alkalmazásával. Tanfolyamunk egyik feladata épp az, hogy a későbbiekben levélírás közben elkerüld az alapvető levélírói hibákat. Íme, néhány a leggyakoribb hibák közül:
– időt rabló terjedelem
– nem üzleti levélhez illő stílus
– lényeges és lényegtelen elemek keveredése
– következetlen, követhetetlen szöveg
– slampos, kaotikus szövegformázás
– alapvető helyesírási hibák
– logikátlan, értelmetlen mondatok
– fölösleges idegen szavak, közhelyek, tolakodó szleng
– hatástalan szövegek, hatástalan nyelvi megoldások
MIT KAPSZ A TANFOLYAMON
- megtanulsz lényegre törően, érthetően fogalmazni
- megtanulsz hatékonyan bánni a levélírásra szánt időddel
- elsajátítod azt a minimális gondosságot, amit egy-egy levél megkövetel
- elsajátítasz egyszerű eszközöket a magabiztos levélíráshoz
- elsajátítasz alapvető stilisztikai, nyelvi ismereteket
TEMATIKA
- Bevezető
- A tanfolyam felépítése
- A tanfolyam módszere
ÁLTALÁNOS ISMERETEK
- Egy kevés elméleti ismeret
- Nem tanultunk levelet írni
- A rólunk élő kép formálása
- Sok levelet olvasunk
- Összefoglalás
- Különbség a nyomtatott és az elektronikus levél (e-mail) között
- A gondolati zűrzavar
- Szóbeli kommunikáció, írásbeli kommunikáció
- Munka az írással, munka az olvasással
- Rend a levélben
- A levél olvasója
- A levél küldetése
- A levélírás munkafázisai
- Munkafázisok 1.: előkészület
- Munkafázisok 2.: levélírás
- Munkafázis 3.: utómunka és ellenőrzés
TESZT #1
GYAKORLATI ISMERETEK
- A levél részei
- A levél tárgya
- TARTALOM
- A levél hatása
- Határidő
- A lényeg elhelyezése
- Sorrend, tagolás
- Sorszámozás
- A szükséges információ
- NYELV ÉS STÍLUS
- Udvariasság
- Határozottság
- Ügyfélbarátság
- Következetesség
- Feszesség
- Lista
- Számok és betűk
- Mondatok
- Rövidítések
- Tegezés és magázás
- Idegen szavak, töltelékszavak
- Emojik
- HELYESÍRÁS
- Kisbetű, nagybetű
- Megszólítás
- Kiemelt területek
- FORMA
- Íráskép
- Kiemelések
- MINTÁK
- Polgármesteri hivatal levele
- Éttermi ajánlat
- Jószolgálati felhívás
- ÖSSZEFOGLALÁS
TESZT #2
Jelentkezz, sajátítsd el a jó levélírás módszereit, eszközeit!
Takaríts meg időt magadnak, légy hatékonyabb a kommunikációban, szerezz üzleti sikereket!
