BEVEZETŐ
Már minden cégnél, hivatalnál tudják, hogy a levélírás az egyik legfontosabb napi feladat. Ha munkavállaló vagy, hidd el, a munkáltatód örömmel veszi majd, ha azt látja, valóban értesz a jó, érthető, magabiztos levélíráshoz!
Naponta tíz, húsz, harminc levelet is meg kell írnunk: munkatársaknak, ügyfeleknek, hivataloknak, beszállítóknak. Többnyire csak percek jutnak egy-egy levélre, pedig azoknak fontos feladatuk van. Sok múlik ugyanis a megírt leveleken: a levél stílusán, érthetőségén, szerkezetén múlhat, hogy az olvasó megrendeli-e a levélben felkínált terméket vagy szolgáltatást, a levél hangvételén, tartalmán múlhat, hogy kifizeti-e az olvasó a hátralékát, és szintén a levélen múlhat, hogy az olvasó végrehajtja-e a levélben foglalt feladatait. Mindezek mellett az sem mindegy, az olvasónak milyen benyomása alakul ki a levél írójáról.
A levélírást érdemes komolyan venni
Az üzleti-hivatali élet egyre több írásbeli feladatot követel – függetlenül attól, hogy milyen szektorban, milyen pozícióban dolgozik valaki. Akadnak még nyilván munkahelyek, amelyek nem követelnek írásbeliséget, de erősen apad ezeknek a száma. A home office, azaz az otthonról végzett munka megjelenése is csak növelte a billentyűzet mellett töltött időnk hosszát. Egyre több az elektronikus platform, és e platformokon egyre több üzenetet, levelet váltunk.
Az üzenetek, levelek azonban sokszor slamposak, sokszor kapkodva írja őket a levél írója, márpedig az alapvető formai, helyesírási, nyelvhelyességi, stilisztikai hibák kikezdik a feladó hitelét az ügyfeleknél, a beszállítóknál, a munkatársaknál. Egy fontos küldetésű levél is hatását vesztheti, ha nyelvi vagy tartalmi gondatlanságról árulkodik.
Előfordulhat, hogy a levél olvasója nem azért nem rendel meg egy terméket vagy szolgáltatást, mert az nem érdekli vagy nincs rá pénze – előfordulhat, hogy a levélben foglaltakat nem érti vagy félreérti, előfordulhat, hogy a szöveg elbizonytalanítja, esetleg eltántorítja. A helyesírási hibák, a rossz stílus, az érthetetlenség azt eredményezheti, hogy a levél olvasójánál “nem működik” a levél, azaz a levelet küldő cég bevételt, netán ügyfelet veszít. Ugyanígy előfordulhat, hogy az olvasónak a levélben foglalt feladatot végre kellene hajtania, de nem érti a feladatot, és így rosszul végzi azt el. Ez sem lehet a levél írójának célja.
Az igényességre és a hatékonyságra való törekvés meghálálja magát. A gondosabb levél jobb eredményeket hoz az írójának, a biztosabb kommunikáció bevételt termelhet, gyorsabb, magabiztosabb feladat-végrehajtást eredményezhet.
Kevés az idő a levelek megírására
Igaz, ez zömmel így van. Ám ez is csupán újabb érv az mellett, hogy a levélírást érdemes tanulni. Kevés rendelkezésre álló idő esetén is megmaradhatunk gondos levélírónak, csupán ismernünk kell a legegyszerűbb szabályokat és trükköket.
Ezt nem tanultuk az iskolában
Igaz. Úgy kellene jól leveleket írnunk, hogy a levélírás technikáját nem tanultuk. Ám semmi gond, mert a levélírói készségek fejleszthetők – egyszerű ismeretek elsajátításával és alkalmazásával. E-learning-tanfolyamunk egyik feladata épp az, hogy a későbbiekben levélírás közben elkerüld az alapvető levélírói hibákat. Íme, néhány hiba a leggyakoribbak közül:
– terjengősség, levélírótól és olvasójától egyaránt időt rabló terjedelem
– lényeges és lényegtelen elemek keveredése
– következetlen, követhetetlen szöveg
– slampos vagy kaotikus levélforma
– alapvető helyesírási, központozási vétségek
– nyelvhelyességi hibák
– logikátlan, értelmetlen mondatok, kétértelműség
– fölös idegen szavak, közhelyek, tolakodó szleng
– hatástalan szövegek, hatástalan nyelvi megoldások
– és még sorolhatnánk
MIT KAPSZ A KURZUSON
- megtanulsz egyszerűen, feszesen, érthetően fogalmazni
- megtanulsz hatékonyan bánni a levélírásra szánt időddel
- elsajátítod azt a minimális gondosságot, amit egy-egy levél megkövetel
- egyszerű eszközöket a magabiztos levélíráshoz
- megérted, miképp működik az olvasódnál a leveled
- elsajátítasz alapvető stilisztikai, nyelvi ismereteket
TEMATIKA
- bevezető
- módszertani gondolatok
ÁLTALÁNOS ISMERETEK - különbség e-mail és nyomtatott levél között
- gondolattól a mondatokig
- szóbeliség kontra írásbeliség
- levélíró és levélolvasó 1.
- levélíró és levélolvasó 2.
- célcsoport 1.
- célcsoport 2.
- a levél küldetése
- a levél tartalma
- a levél nyelve (nyelvhelyesség, stílus)
- a levél formája
- a baráti és a hivatalos levél
- szervezeten belüli levelek egységesítése
- személyes sablonok kialakítása
ÖSSZEFOGLALÁS
GYAKORLATI ISMERETEK - a levélírás munkafázisai
- gyors tartalmi ellenőrzés
- gyors nyelvi ellenőrzés
- gyors helyesírási ellenőrzés
- gyors formai ellenőrzés
ÖSSZEFOGLALÁS
TESZTVIZSGA
Végezd el a tanfolyamot, és nem csupán felszabadultabban írsz majd jó leveleket, de ezek a jó levelek az olvasóidban is bizalmat építenek.
